Evrak Kayıt

TARİHÇE

Hastanemizin kuruluşu ile beraber faaliyet vermeye başlayan Genel Evrak – Yazı İşleri Birimi; Hastanenin gelen ve giden evrak akışını takip etmek, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak, yazıların yazılması, gönderilmesi ve resmi belge ile bilgilerin korunmasını ve saklanmasını sağlamak amacı ile kurulmuştur. Hastanemiz bünyesinde yapılan tüm resmi yazışmalar, 2004 yılında Resmi  Gazete’de 8125 Karar Sayısı  ile çıkmış yönetmelik doğrultusunda yapılır.

 

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

Hastanemize gelen evrakların kabulü, kurum içi ve kurum dışı olmak üzere yapılır. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden evrak, Kurum içi oluşturularak gönderilmiş ise;  sistem üzerinden evrak akışı takip edilir, birim evrak sorumlusu tarafından Hastane Başmüdürlüğü ile Hastane Başhekimliğine ön sevk işlemi gerçekleştirilir.  Kurum dışı gelen evraklar; posta ile gelmiş ise, gizli ve özel damgası bulunmayan tüm evraklar, açılıp tasnif edilerek tarama işlemi yapılır. EBYS üzerinden kurum dışı gelen evrak butonu kullanılarak sistemdeki sıralama takip edilerek dosya kayıt altına alınır.

Gizli zarflar, Bakanlık yazışmaları, Hastane Başmüdürünün bilgisi olması gereken yazılar, dilekçeler, soruşturma evrakları ile teftiş ve denetime ilişkin raporlar, Birimimizde sorumlu tarafından ayrılır. EBYS üzerinden Gizlilik ve Aciliyet butonları kullanılarak oluşturulur ve sistem üzerinden Makama “ARZ” a sunulur.  Başhekimlik tarafından dağılımı gerçekleştirilen yazılar sistem üzerinden arşivlenir, birim tarafından zimmet çıkışları kontrol edilen evrakın asılları ilgili birimlere dağıtılır.

Birimde kalması gereken evraklar (EBYS teyitleri), hassasiyetle muhafaza edilir ve Standart Dosya Planına göre arşivlenir, Yazı İşleri Birimi, birimler arası resmi iletişimi sağlarken “Resmi Yazışma Kuralları” nı dikkate alır.

 

KAPSAM (UYGULAMA ALANI):

Hastane Başmüdürlüğüne bağlı Genel Evrak – Yazı İşleri Birimini kapsar.

Hastanenin gelen ve giden evrak akışını takip eder.

 

SORUMLULAR:

a)Yazı İşleri Memuru

b)Yazı İşleri Sorumlusu

c)Hastane Başmüdürü

d)Hastane Başhekimi