Tıbbi Arşiv Birimi klinik servislere yatışı yapılan hastalar için oluşturulan dosyaların toplandığı, muhafaza edildiği ve hizmete sunulduğu birimdir. Sağlık hizmetinin kalitesi açısından Hastanemizde yatarak tedavi alan her hastaya, her bir yatışı için ayrı bir arşiv dosya numarası tanımlanmaktadır.
Hasta dosyası olarak Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesinde belirtilen A4 boyutlarında, kenarlarında rakamlara göre renkli şeritler bulunan kartondan imal edilmiş telli dosya yapısı kullanılmaktadır. Kullanım kolaylığı, genişletilebilir özelliği ve yerleşim açısından sağladığı avantajlar gerekçesiyle bu dosya yapısı tercih edilmektedir.
Hastanın taburculuk işlemlerini takiben servislerde oluşturulan hasta dosyalarına HBYS içerisinde Arşiv dosya numarası kayıtları oluşturulmakta, dosya içerisinde yer alan formlar İçerik Formuna işlenerek kayıt altına alınmakta ve Arşiv Biriminde kontrol edilmektedir. Hasta dosyalarının ve Arşiv hizmetlerinin kullanımı Arşiv İşleyiş Prosedürü doğrultusunda yürütülmektedir.
HASTA DOSYASI KULLANIMI
Tedavi ve Muayene Amaçlı Hasta Dosyası Kullanımı
Yatarak tedavi alan her hastaya arşiv dosya numarası tanımlanmaktadır. Arşiv işleyişine göre tanımsız dosyalar 100’lük gruplar halinde imza karşılığı servis sekreterine teslim edilir ve Arşive inene kadar dosyanın sorumluluğu servis sekreterine verilir. Dosya tanımlama işlemleri servis yetkisi ile sınırlandırılmış olup, zamanında açılmayan dosyalar için üç imzalı olarak oluşturulan Tanımlanamayan Dosya Bildirim Tutanağı doldurularak Arşiv Birimine teslim edilmelidir.
Tanımlaması yapılmış ancak yatış iptali, belge ürememesi, hastanın belgelerini yanında götürmesi vs. gerekçelerle dosya numarasının boşaltılması gerektiği durumlarda üç imzalı olarak oluşturulan Tanımlanmış Dosya Boşaltma Tutanağı doldurularak Arşiv Birimine teslim edilmelidir.
Tedavi veya muayene amaçlı dosya/evrak inceleme istemleri, Tedavi Amaçlı Dosya Teslim Tutanağı doğrultusunda yapılır ve dosya Arşiv içerisinde veya Arşiv Birimi çalışanı eşliğinde incelenir.
Hasta dosyası oluşturulması Yatış Bazlı Dosya İçerik Kontrol Prosedür, hasta dosyası kullanımları Hasta Dosyası Kullanım Talimatı doğrultusunda gerçekleştirilir. Taburcu işlemleri sonrası, hastanın yatış işlemleri süresince oluşturulan matbu dokümanlar tamlık (üretilen tüm dokümanların toplanması) ve eksiksizlik (tam olarak doldurulması ve imzalanması) unsurları açısından kontrolleri serviste ilgili personel tarafından yapıldıktan sonra servis sekreteri tarafından düzenlenerek Arşiv Birimine teslim edilmesi ve Arşiv Birimi çalışanları tarafından kontrol ve yeniden kullanım işlemleri bu prosedürler doğrultusunda yapılır. ( Hasta Dosyalarının Açılışı ve Arşive Teslim Edilmesi İş Akış Şeması )
Hasta dosyalarının, eksiklerinin tamamlatılmadığı durumlarda Hasta Dosyası İçerisinde Evrak/İmza Eksikliği Tespit Tutanağı düzenlenerek hasta dosyası Arşive gönderir.
Hasta dosyası serviste oluşturulduktan ve Arşiv Birimi çalışanları tarafından onaylandıktan sonra, hastaya ait serviste unutulan veya servise sonradan gelen evraklar, Arşive Eksik Evrak Teslim Tutanağı ile imza altına alınarak Arşiv Birimine elden teslim edilir.
Adli Vaka-İdari İnceleme-Eğitim Amaçlı Hasta Dosyası Kullanımı
Çeşitli gerekçelerle adli veya idari merciler tarafından istenen hasta dosyalarının, Arşiv Birimine gelen resmi yazı doğrultusunda kullanılır. Adli vaka, idari inceleme ve eğitim amaçlı hasta dosyası istemlerinde dosyanın aslı verilmez, fotokopisi istem yapılan birime/incelemeciye Adli Vaka-İdari İnceleme-Eğitim Amaçlı Hasta Dosyası Fotokopisi Teslim Tutanağı ile teslim edilir.
Araştırma Amaçlı Dosya Kullanımı
Tıbbi araştırmalarda hasta dosyaları birincil veri kaynaklarıdır. Araştırma yapmak isteyen doktorlara yardımcı olma amaçlı uygun ortam oluşturulmakta ve kullanımlar kayıt altına alınmaktadır. Araştırma amaçlı hasta dosyası kullanımı için Selçuk Üniversitesi Klinik Araştırmalar Etik Kurulu / Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu kararı ve Başhekimlik onayı gereklidir. Araştırmacının istediği dosyalar Arşiv Birimi içerisinde hazırlandıktan sonra, araştırmacı tarafından Arşiv içerisinde incelemesi yapılır. Araştırma amaçlı dosya kullanımlarında Araştırma Amaçlı Dosya Teslim Tutanağı kullanılır.
Hasta Dosyasından Fotokopi İstemleri
Hastanemizde tedavi gören hastalara ait tıbbi dokümanların fotokopileri zaman zaman Arşiv Biriminden talep edilmektedir. Hasta Hakları Yönetmeliği ve Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi doğrultusunda hasta dosyasından doküman isteklerinin karşılanması hususunda aşağıda yer alan maddeler uygulanır:
- Hastanın kendisine yazılı müracaatı ve kimlik fotokopisi ile verilebilir.
- Hastanın küçük, temyiz kudretinden yoksun veya kısıtlı olması halinde velisi veya vasisinin yazılı müracaatı ve kimlik fotokopisi ile verilebilir.
- Hastanın birinci derece yakınına hastanın yazılı izni ve kimlik fotokopisi ile verilebilir.
- Ex hasta dosyaları sadece gerekçeli yazı ve Başhekimlik onayı ile incelenebilir.
Not: Hasta dosyası içerisinden epikriz istemleri karşılanmaz. Hasta ilgili bölüme yönlendirilir.